Systematiskt arbetsmiljöarbete: ansvar, riskbedömning och utbildning

En ny maskin, en ändrad bemanning eller ett större kunduppdrag kan påverka hur människor arbetar. Systematiskt arbetsmiljöarbete, ofta förkortat SAM, hjälper verksamheten att fånga upp sådana förändringar innan de leder till ohälsa eller olycksfall. Arbetet behöver fungera där jobbet faktiskt utförs, även under ett kvällspass eller hos en kund.

Den här guiden vänder sig till dig som ska organisera arbetet, beställa utbildning eller förstå vilket underlag som behöver finnas. Utgångspunkten är arbetsmiljölagen och AFS 2023:1. Föreskriften började gälla den 1 januari 2025 och ersatte de tidigare SAM-föreskrifterna. [1]

Vad behöver arbetsgivaren ordna?

Arbetsgivaren ansvarar för att undersöka arbetsmiljön, bedöma risker, genomföra åtgärder och följa upp resultatet. Arbetstagare och skyddsombud ska få möjlighet att medverka. Arbetet omfattar fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden. [1]

Det kan exempelvis handla om buller vid en maskin, otydliga prioriteringar när bemanningen minskar eller ett lager där gångvägar och transporter korsar varandra. Ta reda på hur uppgifterna verkligen utförs. Ett samtal vid arbetsplatsen kan ge annan information än beskrivningen i en befattningsprofil.

Fördela uppgifter så att någon kan agera

En chef som får en arbetsmiljöuppgift behöver förstå vad uppgiften omfattar och vilka beslut personen kan fatta. AFS 2023:1 ställer krav på tillräckliga kunskaper, befogenheter, resurser och kompetens hos dem som får uppgifter. Arbetsgivaren behåller sitt ansvar även när uppgifterna har fördelats. [1]

Ett användbart sätt att förbereda fördelningen är att gå igenom ett konkret problem: vem får beställa ett hjälpmedel, ändra bemanningen eller pausa en aktivitet? Om svaret alltid blir att någon annan måste godkänna beslutet behöver även den vägen fungera under den aktuella arbetstiden.

Gör riskbedömningen till ett beslutsunderlag

Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga. Dokumentationen ska visa vilka risker som finns och om de är allvarliga. När förändringar planeras ska arbetsgivaren bedöma vilka arbetsmiljörisker förändringen kan medföra. [1]

Börja gärna med att beskriva arbetsmomentet och vem som berörs. Skriv sedan vad som kan hända, vilka förhållanden som påverkar risken och vilka åtgärder ni väljer. En formulering som ”personalen ska vara försiktig” ger sällan tillräckligt stöd för ett beslut om arbetsmetod, utrustning eller resurser.

Ett praktiskt underlag gör det möjligt att komma tillbaka och se vad som ändrades. Ange därför vilken del av verksamheten bedömningen gäller. En bedömning av daglig lagerdrift behöver kunna skiljas från bedömningen av ett tillfälligt ombyggnadsarbete i samma lokal.

Koppla utbildningen till det som människor ska göra

Utgå från arbetsuppgifterna när ni planerar kunskaper och instruktioner. En person kan behöva allmän förståelse för risker, praktisk träning med en viss utrustning och lokala instruktioner för arbetsplatsen. Be utbildningsgivaren beskriva vilka av dessa delar utbildningen faktiskt innehåller.

För verksamheten kan en enkel utbildningsöversikt vara användbar. Skriv upp uppgift, berörd grupp, nödvändiga kunskaper, genomförd utbildning och kvarstående introduktion. Dokumentera även vad arbetsledaren behöver kontrollera innan uppgiften får utföras självständigt. Översikten är ett planeringsförslag; särskilda verksamheter kan omfattas av mer detaljerade krav.

Genomför åtgärder och kontrollera resultatet

Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska tas upp i en skriftlig handlingsplan med ansvarig och tidpunkt. Genomförda åtgärder ska kontrolleras. SAM ska följas upp varje år. [1]

Låt uppföljningen handla om hur arbetet fungerar. Om en ny vagn har köpts in: används den på rätt plats, fungerar den med dörrarna och finns den tillgänglig under alla pass? Om en instruktion har ändrats: känner även vikarier och inhyrda till den? Resultatet avgör om åtgärden behöver justeras.

Exempel: lagret får kvällsöppet

Följande är ett illustrativt planeringsexempel. Ett lager inför ett kvällspass med färre personer. Arbetsgivaren går igenom transporter, arbetsledning, första hjälpen och kontaktvägar tillsammans med berörd personal. Några uppgifter kräver ny bemanning eller annan planering. Introduktionen uppdateras innan förändringen genomförs.

Vid uppföljningen får kvällspersonalen beskriva hur rutinerna fungerar. Ett upptäckt problem får en ansvarig och ett datum för åtgärd. Exemplet visar hur flera frågor kan hållas ihop i samma arbetsmiljöarbete; det är ingen standardbedömning för alla lager.

Checklista för nästa arbetsmiljömöte

Använd frågorna som ett samtalsunderlag och anpassa dem till verksamheten.

• Vilka arbetsuppgifter eller förutsättningar har ändrats?
• Har de berörda arbetstagarna och skyddsombuden fått medverka?
• Finns skriftliga riskbedömningar och tydliga åtgärder?
• Har ansvariga personer tid, kunskaper och rätt att fatta beslut?
• Behöver instruktioner eller utbildningar kompletteras?
• Finns någon åtgärd som ännu saknar ansvarig eller slutdatum?
• Hur kontrollerar vi att genomförda åtgärder fungerar?
• Behöver vi företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp?

Vanliga frågor