Introduktion av nyanställda och inhyrda: en praktisk arbetsgång

Den som kommer till en ny arbetsplats kan vara erfaren i yrket och ändå sakna viktig information. Var går truckarna? Vem ändrar arbetsuppgifterna? Vilket hjälpmedel ska användas? Vem tar emot en riskrapport när den ordinarie chefen har gått hem?

En fungerande introduktion besvarar sådana frågor innan de blir problem. Här får du en arbetsgång att anpassa för nyanställda, inhyrda och personer som byter uppgift eller arbetsställe. Planeringen behöver ta hänsyn till erfarenhet, språk och det arbete personen ska utföra.

Vad säger reglerna om kunskaper och instruktioner?

AFS 2023:1 kräver att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna. Vid allvarliga risker ska det finnas skriftliga säkerhetsinstruktioner som är aktuella och anpassade till målgruppen. I de allmänna råden lyfts bland annat erfarenhet och språkkunskaper fram vid introduktion. [1]

Det innebär att en arbetsledare behöver ta reda på vad personen redan kan och vilka delar som återstår. Ett kursnamn ger en startpunkt för samtalet. Fråga också vilken utrustning som ingick, hur kunskaperna bedömdes och om arbetsförhållandena liknar dem på den nya platsen.

Före ankomst: kom överens om uppdraget

För inhyrd personal behöver bemanningsföretaget och kundföretaget samarbeta om arbetsmiljön. Arbetsmiljöverkets information om truckarbete beskriver detta samarbete; byggentreprenörer har dessutom ansvar för den inhyrda personalens arbetsmiljö i sitt byggprojekt. [3] [4]

Använd gärna en uppdragsbeskrivning som båda parter kan kontrollera. Den kan omfatta arbetsplats, tillåtna uppgifter, arbetstider, kända risker, arbetsledning och förkunskaper. Skriv också hur nya uppgifter ska godkännas. Då blir det lättare att upptäcka när en person håller på att få ett annat arbete än det som planerades.

På plats: visa hur arbetsplatsen fungerar

En rundvandring blir mer användbar när den följer personens arbetsdag. Gå från ankomst till arbetsområde, pauser och avslut. Visa kontaktpersoner, aktuella instruktioner, larmrutiner och hur fel eller tillbud rapporteras. Välj ett lugnt tillfälle så att genomgången går att höra och följa.

Den som ska arbeta nära transporter behöver förstå arbetsplatsens trafikupplägg. Den som ska hantera mat behöver känna till kökets rutiner. Håll uppgifterna konkreta. Att ha visat en dörr på en karta säger mindre än att personen kan hitta sin utrymningsväg från den plats där arbetet utförs.

Kontrollera förståelsen med öppna frågor

Frågan ”har du förstått?” kan vara svår att svara på när allt är nytt. Be i stället personen förklara hur en viss situation ska hanteras. Exempel: ”Vem kontaktar du om hjälpmedlet saknas?” eller ”Vilka uppgifter väntar du med tills du har fått mer instruktion?”

Använd översatt material, demonstrationer eller språkstöd när det behövs. Kontrollera att arbetsplatsens egna ord och signaler också är begripliga. En person kan ha god yrkeskunskap på ett annat språk och behöva lära sig de lokala benämningarna på utrustning och områden.

Dokumentera vad som har genomförts

Ett introduktionsunderlag kan skilja mellan genomgången information, övad arbetsuppgift och återstående kunskapsbehov. Anteckna vem som höll introduktionen, när den genomfördes och vilka uppgifter personen ännu behöver handledning i. En sådan struktur hjälper nästa arbetsledare att ta vid.

Spara inte bara en signatur utan sammanhang. Om någon har fått instruktion för en viss maskin behöver underlaget visa vilken maskin och vilket arbete genomgången gällde. Särskilda uppgifter kan kräva egen dokumentation eller skriftligt tillstånd, exempelvis truckkörning. [5]

Följ upp när arbetet väl har börjat

Planera en avstämning efter den första tiden och vid ändrade uppgifter. Fråga vad som var oklart, om utrustningen fanns tillgänglig och om arbetsdagen motsvarade introduktionen. Låt även den som introducerade personen återkoppla vad som behöver förbättras i materialet.

För korta uppdrag kan uppföljningen behöva ske samma pass. För återkommande uppdrag kan en tidigare introduktion behöva kompletteras när lokalen, rutinerna eller arbetslaget har ändrats. Bestäm omfattningen utifrån förändringen och de aktuella riskerna.

Exempel: uppdraget utökas under dagen

I detta illustrativa exempel är en inhyrd person bokad för orderplock. Under passet föreslås även truckkörning. Arbetsledaren kontrollerar först utbildningsunderlag, praktiska kunskaper och det skriftliga tillstånd som krävs. Bemanningsföretaget kontaktas om uppdragets innehåll behöver ändras. Personen får de lokala instruktioner som hör till den nya uppgiften innan den påbörjas.

Checklista för mottagande arbetsledare

• Har jag fått en tydlig beskrivning av uppdraget?
• Vet jag vilka förkunskaper som har kontrollerats?
• Är instruktionerna begripliga för just den här personen?
• Har vi gått igenom faktiska arbetsområden och kontaktvägar?
• Finns tid för demonstration och handledning där det behövs?
• Är återstående moment tydligt angivna?
• Vet nästa skiftledare vilka begränsningar som gäller?
• Är en uppföljning planerad med arbetstagaren?

Vanliga frågor