Motivaatio vaihtelee päivästä toiseen. Luotettava toimintatapa ei odota täydellistä tunnetta ennen työn aloittamista.

Tämän osion jälkeen osaat:

• Tunnistaa viivyttelyn yleiset syyt.
• Helpottaa vaikean tehtävän aloittamista.
• Suojata huomiosi vältettävissä olevilta häiriöiltä.
• Käyttää energiaa, taukoja ja rutiineja harkitummin.
• Rakentaa tapoja, jotka tukevat tasaista ja kestävää etenemistä terveellisten työaikojen puitteissa.

Tuottavuus ei ole jatkuvaa toimeliaisuutta. Se on hyödyllistä etenemistä kestävällä ponnistelulla. Täysi kalenteri voi kätkeä hyvin vähäisen edistymisen, kun taas tuottava työ vie tärkeää tavoitetta eteenpäin ja käyttää aikaa, huomiota ja energiaa vastuullisesti.

Tavoitteena ei ole täyttää jokaista minuuttia. Kestävä tuottavuus tasapainottaa keskittyneen työn realistisen kapasiteetin ja palautumisajan kanssa.

Kiinnostus, itseluottamus, energia, kiire ja palkitsevuus vaikuttavat kaikki motivaatioon, ja ne vaihtelevat. Selkeät rutiinit ja seuraavat toimenpiteet ovat luotettavampia kuin valmiuden tunteen odottaminen. Aloittaminen synnyttää usein puuttuneen motivaation.

Viivyttely on yleensä reaktio epämukavuuteen, ei laiskuutta. Yleisiä syitä ovat:

• Tehtävä tuntuu epäselvältä tai liian suurelta.
• Tulos tuntuu kaukaiselta tai palkitsemattomalta.
• Pelko epäonnistumisesta, kritiikistä tai epätäydellisyydestä.
• Energia on vähissä tai huomio ylikuormittunut.
• Jokin välittömämpi asia tarjoaa helpomman pakotien.

Eri syyt vaativat erilaisia ratkaisuja. Kysy, onko tehtävä epäselvä, vaikea, tylsä tai epämukava vai puuttuuko tietoa, ja muuta sitten yksi asia, joka madaltaa estettä. Pelkkä itsensä käskeminen yrittämään kovemmin toimii harvoin.

Kun tehtävää on lykätty useita kertoja, pienennä se yhdeksi pieneksi, selkeästi määritellyksi toimenpiteeksi, jonka voit aloittaa. Tee ensimmäisestä askeleesta niin selkeä, ettei lisäpäätöksiä tarvita:

• Avaa oikea asiakirja.
• Kirjoita ensimmäinen otsikko.
• Kerää tarvitsemasi luvut.
• Lähetä yksi pyyntö puuttuvista tiedoista.

Käytä sitten lyhyttä aloitusta. Aseta ajastin viideksi tai kymmeneksi minuutiksi ja työskentele vain siihen asti. Kun tehtävä on liikkeellä, jatkaminen tuntuu usein helpommalta. Vaikka lopettaisitkin, seuraava askel on nyt selkeämpi.

"Syö sammakko" on tunnettu menetelmä viivyttelyn voittamiseen. Sammakko on vaativin ja arvokkain tehtäväsi: se, jota todennäköisimmin lykkäät.

Menetelmä kannustaa aloittamaan päivän tällä tehtävällä ennen kuin sähköpostit, kokoukset ja pienemmät työt vievät ajan. Kun se on tehty tai hyvässä vauhdissa, loppupäivä tuntuu kevyemmältä, ja olet jo edistynyt todella.

Yhdistä se energiarytmiisi. Jos keskittymiskykysi on parhaimmillaan aamulla, se on ihanteellinen aika sammakolle.

Sovita panostuksesi tehtävän tarkoitukseen. Päätä ennen aloittamista, millaista tasoa todella vaaditaan.

Erota ensimmäinen luonnos lopullisesta tarkistuksesta ja rajoita viimeistelyä, joka tuo vähän lisäarvoa. Korkeat vaatimukset ovat hyödyllisiä, kun riski oikeuttaa ne. Täydellisyys on kallista, kun tehtävän tarvitsee olla vain selkeä ja paikkansapitävä.

Kysy itseltäsi: kuka käyttää tätä, mitä hän tarvitsee siltä ja milloin se on riittävän hyvä?

Tee hyödyllisestä toiminnasta helpompaa ja häiriöihin tarttumisesta hieman vaikeampaa:

• Pidä tarvitsemasi materiaalit valmiina.
• Sulje asiaan liittymättömät välilehdet ja asiakirjat.
• Laita puhelin pois ulottuviltasi, kun voit.
• Käytä kuulokkeita, hiljaisempaa paikkaa tai näkyvää keskittymismerkkiä.
• Valmistele työtilasi ennen suunniteltua keskittymisjaksoa.

Pienet muutokset ympäristössä voivat vaikuttaa paljon siihen, kuinka helposti aloitat ja kuinka kauan pysyt keskittyneenä.

Jokainen ilmoitus on kutsu vaihtaa huomion kohdetta. Jokaisen viestin tarkistaminen heti sen saapuessa katkaisee keskittymisen yhä uudelleen.

• Poista käytöstä ilmoitukset, jotka eivät ole välttämättömiä.
• Tarkista sähköposti ja chat suunniteltuina viestintäaikoina.
• Sopikaa tiimin kanssa realistisista vastausajoista, jotta kukaan ei odota välitöntä vastausta.
• Järjestä todellisia hätätilanteita varten kiireellinen yhteydenottotapa.
• Pidä muistilistaa ajatuksille ja pyynnöille, jotka tulevat mieleen työn aikana, ja palaa sitten tehtävään.

Monimutkainen työ kärsii, kun huomio jakautuu toistuvasti. Jokainen vaihto vie henkisiä voimavaroja, vaikka keskeytys olisi lyhyt.

Valitse vaativassa työssä keskittymisjaksolle yksi tavoite ja poista kaikki, mikä kilpailee huomiostasi.

Niputa pienet toisiinsa liittyvät tehtävät, kuten vastaukset, hyväksynnät ja puhelut, omaan blokkiinsa, jotta ne eivät pirsto vaativinta työtäsi.

Keskittymiskykysi vaihtelee päivän mittaan. Aikatauluta erilaiset työt eri energiatasoille:

• Huomaa, milloin keskittymiskykysi on yleensä parhaimmillaan.
• Sijoita paljon keskittymistä vaativa työ näihin jaksoihin.
• Käytä matalamman energian aikoja rutiininomaisiin hallinnollisiin tehtäviin.
• Huolehdi mahdollisuuksien mukaan unesta, ravinnosta, liikunnasta ja palautumisesta.

Vältä käyttämästä parasta keskittymisaikaasi rutiinitehtäviin, jotka voisi tehdä mihin aikaan päivästä tahansa.

Tauon pitäisi palauttaa huomiokykysi eikä aloittaa uutta häiriökierrettä. Nouse ylös, liiku, juo vettä tai katso pois näytöltä ja päätä, milloin palaat. Lyhyet suunnitellut tauot tukevat suoriutumista, kun taas suunnittelematon selaaminen vaikeuttaa uudelleen aloittamista.

Johdonmukainen rutiini vähentää aloittamiseen tarvittavien päätösten määrää. Valitse säännöllinen aika tai laukaiseva tekijä, valmistele samat aloitusmateriaalit, käytä lyhyttä aloitusrituaalia ja päätä jokainen työjakso kirjaamalla seuraava toimenpide.

Motivaatio kasvaa, kun työn tarkoitus on näkyvissä. Yhdistä tehtävä asiakkaaseen, työtoveriin, henkilökohtaiseen tavoitteeseen tai tulevaan hyötyyn. Jos tehtävällä on vähän arvoa, kysy, pitäisikö se tehdä lainkaan.

Näkyvä edistyminen myös lisää vauhtia:

• Merkitse tehdyt toimenpiteet valmiiksi.
• Seuraa välitavoitteita, ei vain lopputulosta.
• Vertaa edistymistä suunnitelmaan.
• Juhli, kun saat jotain hyödyllistä valmiiksi, äläkä odota täydellisyyttä.

Pieni, välitön palkinto voi tukea työtä, jonka hyöty on kaukana, kunhan palkinto tukee tavoitetta eikä heikennä sitä. Myös selkeä sitoumus toiselle ihmiselle voi auttaa, kun odotukset ovat täsmällisiä ja kunnioittavia.

• Pyydä tarkennuksia ajoissa.
• Työskentele työtoverin rinnalla tai sovi välitarkistuksesta.
• Kerro välimääräajasta muille.
• Pyydä palautetta luonnoksesta sen sijaan, että piilottaisit keskeneräisen työn.

Suunnitelmista poikennut päivä on tietoa, ei syy hylätä järjestelmääsi. Tunnista, mikä muuttui, päivitä suunnitelma ja aloita uudelleen seuraavasta hyödyllisestä toimenpiteestä. Älä käytä takaiskun arvosteluun enemmän aikaa kuin siitä toipumiseen.

Ankara itsekritiikki kuluttaa huomiota ratkaisematta ongelmaa. Kuvaa tilanne totuudenmukaisesti, hyväksy, missä olet, ja valitse rakentava seuraava askel. Voit kantaa vastuun pitämättä vaikeuksia henkilökohtaisena epäonnistumisena.

Jokaisen työpäivän venyttäminen, kunnes kaikki tehtävät ovat valmiita, tai taukojen väliin jättäminen aina määräajan lähestyessä voi lisätä tuotosta hetken, mutta johtaa väsymykseen, virheisiin ja pitkän aikavälin heikkenemiseen.

• Seuraa keskittymiskyvyn heikkenemistä ja virheiden lisääntymistä.
• Suunnittele palautumista vaativien jaksojen jälkeen.
• Ota pitkittyneet työkuormaongelmat puheeksi esimiehesi kanssa. Työturvallisuuslain 25 §:n mukaan työnantajan on ryhdyttävä toimiin, jos työntekijä kuormittuu työssään terveyttään vaarantavalla tavalla.
• Mittaa tuottavuutta hyödyllisillä tuloksilla, ei uupumuksella tai valmiiksi merkittyjen tehtävien määrällä.

Myös lepo on lailla suojattu. Työaikalain (872/2019) mukaan useimmilla työntekijöillä Suomessa on oikeus:

• lepoaikaan: kun vuorokautinen työaika on yli kuusi tuntia, työntekijälle on annettava vähintään tunnin lepoaika, jonka aikana hän saa poistua työpaikalta (sopimalla lepoaika voidaan lyhentää vähintään puoleen tuntiin)
• vähintään 11 tunnin keskeytymättömään vuorokausilepoon
• kerran viikossa vähintään 35 tunnin keskeytymättömään viikkolepoon
• siihen, että työaika ylitöineen on enintään 48 tuntia viikossa neljän kuukauden tarkastelujakson aikana keskimäärin

Suomessa ei ole erillistä lakia oikeudesta olla tavoittamattomissa, mutta monilla työpaikoilla sovitaan pelisäännöistä työajan ulkopuolisesta tavoitettavuudesta.

Valitse muutama keino esteisiin, joita kohtaat useimmin. Suunnitelmaasi voit kirjata:

• tavallisimman viivyttelysi syyn
• ensimmäisen toimenpiteen, joka auttaa sinua aloittamaan
• keskittymistäsi tukevan ympäristön
• välitarkistuksen, palkinnon tai katsauksen, joka pitää sinut liikkeellä

Pidä suunnitelma lyhyenä ja näkyvillä ja kokeile sitä viikon tai kaksi. Muokkaa sitä, kun opit, mikä toimii sinulle.