Kiireisyys ja eteneminen eivät ole sama asia. Priorisointi tarkoittaa sen valitsemista, missä rajallinen aikasi ja huomiosi tuottavat hyödyllisimmän tuloksen, jotta toimit harkitusti etkä vain reagoi äänekkäimpään pyyntöön.

Tämän osion jälkeen osaat:

• Erottaa tärkeän työn pelkästään kiireellisestä.
• Käyttää yksinkertaisia menetelmiä tehtävien vertailuun.
• Kirjoittaa selkeitä tavoitteita ja pilkkoa suuret työt toimenpiteiksi.
• Aikatauluttaa tärkeät työt ja jättää tilaa muutoksille.
• Neuvotella uudelleen, delegoida tai kieltäytyä työstä, kun kapasiteetti on rajallinen.

Jokainen myöntävä vastaus vie aikaa, jota ei voi käyttää muuhun. Ilman selkeää menetelmää helpot, näkyvät tai kiireelliset tehtävät voivat syrjäyttää työn, joka luo pysyvää arvoa.

Prioriteetti ei ole vain jotain, mitä aiot tehdä. Se on jotain, minkä olet päättänyt suojata.

Hyvä priorisointi vähentää vältettävissä olevaa stressiä, tekee sinusta luotettavamman ja tuo valinnat näkyviin ennen kuin määräajat menevät päällekkäin.

Kiireellisyys kuvaa aikapainetta. Tärkeys kuvaa arvoa ja seurauksia.

• Kiireellinen työ vaatii huomiota pian.
• Tärkeä työ edistää merkityksellistä tavoitetta tai estää vakavaa haittaa.
• Jotkin tehtävät ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä.
• Monet arvokkaat tehtävät ovat tärkeitä kauan ennen kuin niistä tulee kiireellisiä.

Eron tunnistaminen on ensimmäinen askel kohti ajankäytön hallintaa.

Yksinkertainen nelikenttä helpottaa kilpailevien vaatimusten vertailua. Sijoita jokainen tehtävä sen mukaan, kuinka tärkeä ja kuinka kiireellinen se on. Neljä päävaihtoehtoa ovat: tee, aikatauluta, delegoi tai vähennä ja poista.

Jotta matriisista on hyötyä, kirjoita jokainen tehtävä selkeänä toimenpiteenä, määrittele tulos, määräaika ja viivästyksen seuraus ja valitse kenttä ajantasaisen tiedon perusteella. Tarkista päätös olosuhteiden muuttuessa.

Kun tehtävä on sekä tärkeä että kiireellinen, anna sille välitöntä, keskittynyttä huomiota. Hoida todelliset kriisit ja aikakriittiset sitoumukset, selvitä välitön tavoite ja vastuuhenkilö ja siirrä toissijainen työ syrjään, kunnes tilanne on vakaa. Kysy jälkeenpäin, miksi tehtävästä tuli kiireellinen ja miten se estetään ensi kerralla.

Tärkeään mutta ei kiireelliseen työhön kuuluvat suunnittelu, ennaltaehkäisy, oppiminen ja pitkän aikavälin hankkeet. Varaa sille aikaa tietoisesti. Jos se jää toivelistalle, kiireellinen työ syrjäyttää sen jatkuvasti.

Kaikki kiireelliset pyynnöt eivät vaadi juuri sinun huomiotasi. Kiireellisessä mutta vähemmän tärkeässä työssä:

• Tarkista, onko määräaika todellinen.
• Delegoi, jos joku muu voi tehdä sen turvallisesti ja hyvin.
• Niputa samankaltaiset pyynnöt sen sijaan, että vaihtaisit tehtävää jatkuvasti.
• Käsittele muut kuin kriittiset viestit niille varattuina viestintäaikoina.

Työ, joka ei ole kiireellistä eikä tärkeää, säilyy usein, koska se on tuttua tai helppoa. Vähennä, automatisoi tai poista sitä. Älä kuitenkaan pidä lepoa hukkana. Palautuminen tukee keskittymistä ja kestävää suoriutumista.

Toinen tapa priorisoida on asettaa tehtävät järjestykseen sen mukaan, mitä tekemättä jättämisestä seuraa:

• A: vakavat seuraukset, jos tehtävää ei tehdä
• B: merkittävät mutta lievemmät seuraukset
• C: hyödyllinen, mutta seuraukset vähäisiä
• D: sopii delegoitavaksi
• E: poista, siirrä tai lopeta

Numeroi tehtävät kunkin ryhmän sisällä niin, että A1 tehdään ennen A2:ta. Älä koskaan aloita B-tehtävää, kun A-tehtävä odottaa.

Suuri vaikutus ei aina vaadi suurta vaivaa. Vertaa tehtävän tuottamaa arvoa sen vaatimaan aikaan, energiaan ja tukeen. Nopeat, vaikuttavat toimet voivat ansaita huomion ensimmäisinä, kun taas kalliita ja vähävaikutteisia toimia kannattaa kyseenalaistaa. Suuri ja vaikuttava työ vaatii vaiheittaista suunnittelua, ei loputonta lykkäämistä.

Jotkin tehtävät ovat tärkeitä, koska muuta työtä ei voi aloittaa ilman niitä. Selvitä ensin tarvittavat hyväksynnät, tiedot ja resurssit, huomaa, kuka odottaa tuotostasi, ja tee muuta työtä mahdollistavat tehtävät ajoissa pullonkaulojen välttämiseksi.

Päivämäärä on vain yksi osa priorisointipäätöstä. Kysy, mitä tapahtuu, jos tehtävä myöhästyy, ketä se koskee ja voiko päivämäärästä neuvotella. Varmista määräajat oletusten sijaan.

Suunnitelma, joka vaatii enemmän aikaa kuin sinulla on, ei ole prioriteettilista vaan ylikuormituslista. Suunnittele todellisen kapasiteetin mukaan:

• Arvioi päiväsi käytettävissä oleva aika.
• Varaa aikaa kokouksille, rutiinitöille ja tauoille.
• Vähennä nykyisiä sitoumuksia ennen uuden työn lisäämistä.

Selkeät tavoitteet helpottavat prioriteettien toteuttamista ja arviointia. SMART-tavoitteet ovat täsmällisiä, mitattavia, saavutettavia, merkityksellisiä ja aikaan sidottuja.

• Täsmällinen: nimeä toimenpide tai tulos selkeästi ja kerro, kuka siitä vastaa.
• Mitattava: kerro vaadittava määrä, laatu tai näyttö.
• Saavutettava: tarkista, että se on realistinen käytettävissä olevan ajan, päätösvallan ja tuen puitteissa.
• Merkityksellinen: perustele, miksi se on tärkeä.
• Aikaan sidottu: aseta selkeä valmistumispäivä tai tarkistuspiste.

Vältä epämääräisiä sanoja, kuten pian, parantaa tai paremmin, ellet määrittele niitä.

Vertaa näitä kahta tavoitetta: "Yritä vastata asiakkaille nopeammin." Tai: "Lyhennä asiakaskyselyjen keskimääräinen vastausaika neljään tuntiin 30. marraskuuta mennessä."

Ensimmäinen on epämääräinen aikomus. Toinen on SMART-tavoite. Siinä nimetään täsmällinen tulos, se on mitattavissa ja realistinen, se on asiakkaille tärkeä ja sillä on määräaika.

Vaikeakin tavoite voi olla saavutettavissa, kun keinot ja resurssit ymmärretään.

Hankkeen aloittaminen tuntuu paljon helpommalta, kun seuraava konkreettinen toimenpide on näkyvissä.

• Määrittele valmis lopputulos.
• Jaa työ vaiheisiin.
• Määrittele kunkin käynnissä olevan vaiheen seuraava toimenpide.
• Aseta tarkistuspisteitä sen sijaan, että suunnittelisit kaikki yksityiskohdat kerralla.

Seuraava toimenpide on jotain, mitä voit oikeasti tehdä, kuten ensimmäisen osan luonnostelu tai soitto toimittajalle. Se ei ole koskaan pelkkä hankkeen nimi.

Tärkeäkin tehtävä tarvitsee paikan kalenterissasi. Kalenteri näyttää, milloin työ voidaan tehdä. Pelkkä tehtävälista ei näytä.

Aikablokit tarkoittavat realististen jaksojen varaamista tärkeälle työlle sen sijaan, että toivoisit löytäväsi vapaata aikaa. Ne tarkoittavat myös ajan ryhmittelyä käyttötarkoituksen mukaan sen sijaan, että vaihtaisit tehtävää aina uuden pyynnön tullessa.

• Luo aikablokkeja keskittyneelle työlle, viestinnälle ja hallinnollisille tehtäville.
• Ajoita keskittymistä vaativa työ aikaan, jolloin keskittymiskykysi on parhaimmillaan.
• Käytä vaikeille tehtäville lyhyempiä aikablokkeja.
• Siirrä aikablokkia tietoisesti, jos olosuhteet muuttuvat.

Realistinen suunnitelma varautuu epävarmuuteen sen sijaan, että teeskentelisi sen katoavan. Älä täytä jokaista minuuttia äläkä oleta, että jokainen tehtävä vie lyhyimmän mahdollisen ajan.

Jätä aikatauluttamatonta tilaa viivästyksille, kiireellisille pyynnöille ja arvioitua pidempään kestävälle työlle. Puskuri suojaa muuta päivää yksittäiseltä häiriöltä. Puskurin koon pitäisi vastata sitä, kuinka ennakoimaton työsi on.

Tarkista suunnitelma aina, kun saat uutta tietoa.

Kun uusi työ on ristiriidassa nykyisten sitoumusten kanssa, ota asia esiin ajoissa ja esitä vaihtoehtoja ja perusteluja. Kaikkeen suostuminen, työstä kieltäytyminen ilman perusteluja tai pyynnön sivuuttaminen heikentävät kaikki luottamusta.

• Kerro nykyiset prioriteettisi ja kilpailevat sitoumuksesi.
• Kuvaa vaikutus aikatauluun, laajuuteen tai laatuun.
• Tarjoa realistisia vaihtoehtoja, kuten myöhempää määräaikaa tai jonkin muun tehtävän siirtämistä.
• Vahvista muutettu päätös ja määräaika.

Tämä on jämäkkää viestintää: rehellistä, kunnioittavaa ja selkeää.

Delegointi säästää aikaa ja tuottaa hyvän tuloksen, kun osaava henkilö saa selkeän vastuun, tiedot ja päätösvallan.

• Valitse sopiva henkilö.
• Kerro tarvitsemasi tulos, määräaika ja rajat.
• Anna hänelle työn tekemiseen tarvittavat tiedot, resurssit ja päätösvalta.
• Sopikaa välitarkistuksista.

Delegoinnissa siirretään vastuu sovitusta tuloksesta, ei sekaannusta. Tue etenemistä, mutta vältä ottamasta tehtävää takaisin ensimmäisen kysymyksen kohdalla tai valvomasta jokaista vaihetta itse.

Käy jokaisen päivän alussa tai edellisen päivän lopussa läpi määräaikasi ja sitoumuksesi. Valitse yhdestä kolmeen tärkeintä tavoitetta, määrittele kullekin seuraava toimenpide ja sijoita ne käytettävissä olevaan aikaasi ennen vähäarvoisempien tehtävien lisäämistä.

Tarkastele kerran viikossa kokonaiskuvaa. Tarkista hankkeet, määräajat ja delegoidut työt, vertaa sitoumuksia kapasiteettiin, aikatauluta tärkeä mutta ei kiireellinen työ ja päätä tai poista työt, joilla ei enää ole merkitystä. Näin prioriteetit pysyvät ajan tasalla ennen kuin ongelmat kasautuvat.